maleco-officina.it

Il seguito di Maleco.it

Questo progetto è il seguito di Maleco.it. Dopo aver sviluppato quel progetto, la società si è trovata talmente bene da affidarci lo studio di un nuovo strumento per la gestione dell'officina.

Il problema: tutto su carta

Quando siamo arrivati, le lavorazioni erano gestite con schede cartacee riposte in una cassettiera: primo, secondo, terzo o quarto cassetto a seconda della fase raggiunta. Arrivate agli ultimi cassetti, qualcuno dall'ufficio doveva entrare in officina, recuperare le schede, riportarle in ufficio e prepararle per il preventivo.

La scheda veniva scritta in Word, stampata e fatta verificare da un primo livello di revisione dei prezzi. Poi finiva in una cartellina, portata a casa da una seconda persona che controllava di nuovo i prezzi, per essere infine riportata in ufficio, ritrascritta in Word con i prezzi corretti e inviata al cliente.

Oltre alle innumerevoli fasi, ognuna delle quali poteva generare un errore, il rischio più grande era perdere una scheda: significava perdere tutte le lavorazioni e le attività annotate a mano, senza più sapere cosa fosse stato fatto sul mezzo.

La svolta digitale

In un'ottica di miglioramento abbiamo reso digitali tutte queste fasi. La creazione del preventivo e dell'eventuale consuntivo avviene ora direttamente a sistema, sulla base dei prodotti utilizzati e degli interventi svolti sul mezzo.

Le fondamenta del gestionale

Per farlo abbiamo costruito le basi del gestionale:

• un'anagrafica dei mezzi, con la possibilità di gestire le attrezzature separatamente dal veicolo o come parte di esso;
• un listino prodotti con categorie, sottocategorie, fornitori, sconti fornitore, prezzi di acquisto e di vendita;
• un elenco di interventi, ciascuno con i singoli step da eseguire.

Come funziona in officina

Quando arriva un veicolo lo si censisce rapidamente, poi si passa all'analisi segnando gli interventi da fare. Indicando i macro interventi, il sistema conosce già tutte le singole fasi che li compongono: un aiuto concreto che riduce anche la formazione del personale nuovo in officina.

Così si tiene traccia di ogni intervento svolto e, con un semplice passaggio di fase, si notifica all'ufficio che può procedere con la revisione del prezzo. Tutto ciò che prima era cartaceo è diventato digitale, con la generazione automatica dei documenti.

La seconda fase: collaudi e materiali

In un secondo momento abbiamo introdotto la gestione dei collaudi e delle richieste di materiale. L'officina può richiedere il materiale direttamente all'ufficio, mentre la parte collaudi serve a programmare le verifiche per i veicoli in scadenza.

Un progetto in evoluzione

È un progetto ancora in sviluppo e, naturalmente, mantenuto: a breve riceverà nuovi update.